La dématérialisation des factures fournisseurs constitue une transformation significative pour les entreprises françaises. Elle est soutenue par une volonté gouvernementale de moderniser la gestion administrative et par des impératifs de productivité. Cette évolution s’inscrit dans un mouvement global de digitalisation des processus financiers, en particulier de la facturation.
D’ici à 2026, il sera légalement obligatoire de recevoir toute facture fournisseur sous forme électronique. Cependant, au-delà de cette exigence, cela représente surtout une opportunité de :
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Améliorer la performance et la sécurité des données échangées, tout en garantissant la conformité fiscale au sein de la chaîne d’approvisionnement administrative.
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La facturation numérique se révèle être un levier stratégique, soutenu par l’utilisation d’un logiciel efficace de suivi documentaire. Une démo peut aider les PME à mieux comprendre ces équipements et leurs bénéfices concrets. Voici un aperçu complet des enjeux, des atouts et des étapes essentielles de la dématérialisation des factures fournisseurs.
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Présentation de la dématérialisation des factures fournisseurs
Le logiciel de dématérialisation d’une facture pour les entreprises consiste à transformer une facture physique en un format électronique. Cette démarche permet aux entreprises d’envoyer et de recevoir une facture de manière électronique, supprimant ainsi le besoin de :
- traitement manuel
- stockage physique des dossiers des clients.
Ce processus de dématérialisation varie en fonction des obligations légales et des besoins spécifiques de chaque société. Ce processus s’inscrit dans le cadre d’une stratégie globale d’optimisation de la gestion administrative et comptable. De plus, la gestion numérique d’une facture simplifie :
- les contrôles
- les audits
- l’archivage sécurisé des données comptables,
Tout en garantissant le respect des exigences de conformité fiscale.
Les gains concrets pour les entreprises
La dématérialisation des factures offre de nombreux atouts aux entreprises. Tout d’abord, elle permet de gagner du temps et des ressources en supprimant la nécessité de gérer une facture papier. Une facture peut être envoyée instantanément par voie électronique, accélère ainsi le processus de paiement et diminue les délais de traitement. Cette optimisation de la facturation :
- améliore la trésorerie
- facilite la gestion administrative
- renforce les relations avec les fournisseurs et les clients.
De plus, l’utilisation d’un logiciel approprié permet d’automatiser certaines tâches, ce qui réduit les risques d’erreurs humaines.
Conformité aux réglementations en vigueur
Il est crucial de souligner que la solution pour dématérialisation des factures fournisseurs pour les entreprises doit être effectuée en respectant les réglementations en vigueur dans chaque pays. Les entreprises doivent se conformer aux exigences légales relatives à :
- la signature électronique
- l’enregistrement électronique
- la conformité fiscale
- la conservation de la facture.
Cette rapidité améliore l’efficacité de la facturation, la comptabilité et la protection des données échangées. L’utilisation d’un logiciel conforme aux normes en vigueur est essentielle pour :
- garantir la légalité des factures électroniques
- assurer une traçabilité complète.
Ainsi, la dématérialisation des factures représente un enjeu majeur pour les entreprises souhaitant optimiser leur gestion financière, opérationnelle et fiscale, tout en :
- réduisant les coûts liés à l’utilisation de papier
- sécurisant leurs données sensibles.
Les points forts de la dématérialisation d’une facture
La dématérialisation d’une facture offre de nombreux intérêts aux entreprises, au-delà de son exigence légale pour les collaborations avec le secteur public. Tour d’horizon des plus-values de la dématérialisation d’une facture.
Les économies financières liées à la dématérialisation des factures
Une facture dématérialisée pour les entreprises, coûte nettement moins cher qu’une facture papier. Son envoi se fait par voie électronique, ce qui permet d’économiser sur :
- le papier
- l’encre
- les timbres
- les enveloppes.
De plus, elle favorise une facturation plus rapide et efficace.
Par ailleurs, retrouver une facture papier archivée peut s’avérer long et laborieux. En revanche, un classement électronique organisé au sein d’une solution de gestion électronique des documents (GED) simplifie cette recherche. La dématérialisation des factures clients, lorsqu’elle est électronique, facilite l’accès aux dossiers et une facturation rapide. Elle permet à chacun de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Une gestion améliorée
Les logiciels de facturation électronique sont faciles à utiliser et minimisent considérablement les risques d’erreurs ainsi que les suppressions accidentelles d’une facture. Ils permettent également une meilleure organisation des informations relatives à chaque transaction, tout en respectant les règles de protection des données personnelles (PDP) des salariés lors d’un audit interne.
Un gain d’espace pour le stockage
En moyenne, une salle d’archivage d’une société contient environ 23 000 pages par mètre carré. En revanche, les mêmes documents, comme les factures, ne nécessitent que quelques gigaoctets en forme numérique. Lorsqu’une société adopte une approche entièrement numérique pour ses factures et met en place une solution d’archivage électronique, elle réalise un gain d’espace significatif. En choisissant un système conforme aux normes de PDP, cette gestion électronique des documents :
- réduit considérablement les besoins en espace physique
- améliore l’accès aux données archivées des clients.
Un gain de temps pour les paiements
L’envoi et la réception d’une facture dématérialisée se réalisent presque instantanément, éliminant ainsi toute perte de temps pour vous et vos clients. Fini les risques de perte liés à l’envoi postal : tout est transféré de manière sécurisée. Grâce à une gestion optimisée des délais, vos clients peuvent vous régler plus rapidement dès qu’ils reçoivent leur facture. Ce gain de temps contribue à une meilleure administration et à une gestion de trésorerie plus efficace pour votre société.
Un gain écologique
À une époque où les préoccupations écologiques prennent de l’ampleur, il est essentiel de démontrer à vos clients votre engagement envers une démarche citoyenne et respectueuse de l’environnement. L’adoption de la facture électronique constitue une excellente solution pour réduire votre empreinte carbone, notamment en diminuant l’impression de factures papier. De plus, elle favorise une gestion documentaire plus responsable et durable.
Dématérialiser les factures fournisseurs : comment ?
La dématérialisation des dossiers au sein des entreprises repose sur l’élimination des supports physiques. Ce processus consiste à remplacer les méthodes basées sur le papier par des solutions numériques, telles que :
- l’échange
- le stockage d’informations
- l’e-mail
- l’échange de données informatisé (EDI)
- les bases de données
- les réseaux informatiques.
Pour commencer en toute sérénité, il peut être judicieux d’envisager une piste de validation gratuite afin de tester les outils avant leur déploiement complet.
Saisir les enjeux de la réforme
Pour réussir un tel projet, il est essentiel que tous les acteurs impliqués comprennent les enjeux liés à la facture électronique. Les dirigeants, directeurs administratifs et financiers (DAF), directeurs des systèmes d’information (DSI) et responsables des départements concernés doivent être convaincus des avantages offerts par les logiciels de dématérialisation des factures fournisseurs, tels que :
- la réduction des coûts
- l’amélioration de la fiabilité
- l’augmentation de la productivité
- la diminution du besoin en fonds de roulement.
Cela permet de considérer la conduite du projet de facturation en prenant en compte chaque facture comme un document stratégique et de lui conférer une légitimité.
De plus, les collaborateurs opérationnels doivent également percevoir la valeur ajoutée de la dématérialisation des factures dans leur travail quotidien. Cela se traduit par :
- la fin des tâches répétitives
- une rapidité accrue dans le traitement des factures
- une diminution des litiges.
Ces éléments contribuent à une facturation plus fluide et efficace, grâce à une meilleure circulation des documents.
Gérer le projet par étapes
Les entreprises ont souvent tendance à adapter la solution de dématérialisation des factures à leurs processus en place. Pour maximiser les atouts de cette transformation, il est essentiel de commencer par une analyse approfondie de la situation actuelle. Cela permet de repenser le cycle de vie des documents, en particulier des factures, depuis leur émission jusqu’à leur traitement et leur archivage.
Cette analyse se concentre sur l’évaluation :
- des flux entrants et sortants de factures
- du système d’information en vigueur
- du rôle de chaque acteur impliqué dans le traitement des factures fournisseurs.
Cela inclut les étapes suivantes :
La cartographie des processus de traitement des documents appelés factures
La rédaction d’un cahier des charges pour la dématérialisation des factures
Le nettoyage des bases fournisseurs
La mise en conformité de la facture
Le choix d’une solution de dématérialisation électronique des factures ainsi que de son intégrateur
L’intégration de la solution de traitement des factures dans l’ensemble des documents numériques de la société, en veillant à l’interopérabilité avec les logiciels existants et, si nécessaire, avec un PDP agréé.
Sélectionner votre plateforme de dématérialisation
Les entreprises peuvent opter pour Chorus Pro, le portail public de facturation, ou choisir une solution partenaire certifiée pour gérer le flux des factures. Ce système assure :
- la sécurité
- la traçabilité
- la conformité des factures fournisseurs et des documents associés
Tout en proposant un service client réactif pour soutenir les utilisateurs. L’insertion d’un PDP reconnu peut également simplifier ce processus en centralisant les échanges de façon sécurisée.
Soutenir et impliquer les collaborateurs
Il est crucial d’accompagner les équipes opérationnelles dans la mise en œuvre de la dématérialisation des factures afin d’assurer leur adhésion au projet. Pour ce faire, il est nécessaire de :
- Former les utilisateurs au traitement numérique des factures fournisseurs
- Établir une démarche de conduite du changement claire
- Impliquer les collaborateurs à chaque étape clé du process
- Communiquer les atouts des factures numériques fournisseurs.
De plus, travailler avec un prestataire fiable spécialisé dans les logiciels de dématérialisation des factures peut considérablement faciliter le succès du projet de facturation numérique.
